PROVEHOR · KOSTENLOSE ARBEITSHILFE
PDF→Excel: 12 Prüffälle, bevor Daten weiterlaufen
Eine sauber aussehende Tabelle kann falsche Zuordnungen enthalten. Mit diesen Fällen prüfen Sie einen Import an konkreten Erwartungen – auch wenn Sie die technische Umsetzung nicht selbst gebaut haben.
Version 1.0 · 15. Oktober 2026 · Herausgeber: Provehor UG (haftungsbeschränkt)
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Testlauf dokumentieren
Testfälle und Soll-Ergebnisse
| Fall | Eingabe im Testdokument | Soll-Ergebnis und Kontrolle | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 01 Führende Nullen | Artikelnummer 00124 | Die Kennung bleibt Text und lautet exakt 00124. 124 ist kein gleichwertiges Ergebnis. Artikelnummer im Export mit dem Original vergleichen; die Zelle darf nicht automatisch als Zahl umgewandelt werden. | |
| 02 Dezimal- und Tausenderzeichen | Betrag 1.234,50 € (deutsches Zahlenformat) | Numerischer Betrag 1234,50; Währung EUR separat oder eindeutig dokumentiert. Originalwert erhalten. Zahlenformat anhand des Dokuments festlegen, nicht anhand eines einzelnen Zeichens raten. | |
| 03 Negativer Wert | Menge -2 | Das Minuszeichen bleibt erhalten. Negative Menge in der fachlichen Verarbeitung zulassen oder als Prüfgrund ausgeben; nicht still auf +2 ändern. | |
| 04 Leeres Pflichtfeld | Position ohne Artikelnummer | Die Position erscheint in der Prüfliste mit Fehlergrund. Vorher festlegen, ob eine Nummer zwingend nötig ist. Keinen passenden Artikel erfinden. | |
| 05 Fehlende optionale Angabe | Position ohne optionale Bemerkung | Die Bemerkung bleibt leer; andere Felder werden nicht verschoben. Leere Werte von 0 und von nicht erkannten Werten unterscheiden. | |
| 06 Wiederholte Tabellenüberschrift | Seite 2 beginnt erneut mit Artikel / Menge / Preis | Die Kopfzeile wird nicht als Warenposition übernommen. Positionsanzahl über beide Seiten prüfen und Überschriften gesondert erfassen. | |
| 07 Zeilenumbruch in einer Position | Eine Artikelbeschreibung läuft über zwei Textzeilen | Eine fachliche Position, vollständige Beschreibung. Positionskennung und Mengenfeld gemeinsam abgleichen; keine zweite Position erzeugen. | |
| 08 Doppelte Artikelnummer | 00124 erscheint in zwei getrennten Bestellpositionen | Beide Positionen bleiben erhalten, sofern keine ausdrücklich vereinbarte Zusammenfassung vorgesehen ist. Dubletten nicht allein anhand der Artikelnummer entfernen. Positionsnummer oder Herkunftszeile behalten. | |
| 09 Vertauschte Werte trotz gleicher Summe | Position A: 2; B: 4; C: 6 | Die Zuordnung bleibt A=2, B=4, C=6. Eine Summe von 12 reicht nicht als Prüfung: A=4 und B=2 wäre trotzdem falsch. | |
| 10 Mehrdeutige Zeichen im Scan | Kennung enthält möglicherweise O oder 0 | Unsichere Kennung bleibt zur manuellen Prüfung offen. Mit dem Bildausschnitt und freigegebenen Stammdaten abgleichen. Keine automatische Korrektur ohne tragfähige Regel. | |
| 11 Abweichende Einheit | 2 Karton statt 2 Stück | Menge 2 und Einheit Karton bleiben verbunden. Keine Umrechnung ohne bekannte Packungsgröße. Eine ungeklärte Einheit verhindert die Übernahme in Stück. | |
| 12 Vollständigkeit des Laufs | 9 fachliche Positionen; davon 1 freigegeben und 8 offen | 9 = 1 freigegeben + 8 offen. Jede Position hat einen eindeutigen Status. Zusammenführungen oder ausgeschlossene Zeilen separat ausweisen. Offene Positionen nicht im Hintergrund importieren. |
Abweichungen festhalten
Pro Abweichung: Fallnummer, PDF-Seite und Position, Originalwert, Exportwert, Auswirkung sowie verantwortliche Person für die Klärung. Beim Eintrag „Nicht relevant“ kurz den Grund nennen.
Freigabe bleibt eine fachliche Entscheidung
Ein bestandener Lauf belegt nur die getesteten Dokumente und Fälle. Neue Lieferantenlayouts, Scans oder geänderte Felder brauchen zusätzliche Tests. Definieren Sie vorab, welche Fehler die Weiterverarbeitung sperren. Ungeklärte Kennungen, Mengen oder Beträge sollten bis zur Klärung zurückgestellt werden.
Weiterverwenden und verlinken
Sie dürfen diese Provehor-Prüfliste kostenlos kopieren, anpassen und in eigenen Schulungs- oder Projektunterlagen verwenden. Eine Quellenangabe mit Link hilft anderen, die aktuelle Version zu finden; sie ist keine Voraussetzung für die Nutzung. Für die Verarbeitung eigener Dokumente bleiben Ihre betrieblichen Regeln maßgeblich.
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