Von der Anfrage zur prüfbaren Tabelle
Eine Kundenanfrage enthält Positionen, Mengen und Artikelbezeichnungen. Für ein Angebot müssen diese Angaben in eine Tabelle übertragen und mit dem eigenen Katalog verglichen werden. Dabei reicht es nicht, den Text aus der PDF zu kopieren: Eine Artikelbezeichnung kann mehrdeutig sein, eine Menge fehlen oder die Preisliste einen anderen Stand haben.
Wir legen mit Ihnen fest, welche Felder gebraucht werden und welche Angaben aus einer verbindlichen Liste kommen. Das Ergebnis soll eine bearbeitbare Excel-Datei sein, in der Ihr Team offene Fragen vor der weiteren Verwendung erkennt.
Passt das zu Ihrem Innendienst?
Der Einstieg richtet sich an technische Händler und Zulieferer, die regelmäßig ähnliche PDF-Anfragen bearbeiten. Ihr Team nutzt einen Artikelkatalog und eine freigegebene Preisliste. Eine verantwortliche Person prüft die Entwürfe, bevor daraus ein Kundenangebot wird.
Wir beginnen mit einem Dokumenttyp und einer Excel-Zieltabelle. So lässt sich an Ihren Beispielen prüfen, welche Angaben übernommen werden können und welche Fragen Ihr Team weiterhin klären muss.
Was die vorhandene Arbeitsprobe zeigt
Unsere lokale n8n-Arbeitsprobe liest eine Anfrage in einem festgelegten PDF-Layout aus. Sie gleicht Positionen mit einem Artikelkatalog und einer Preisliste ab und bereitet einen Excel-Entwurf mit Prüfhinweisen vor. Die Arbeitsprobe verwendet erfundene Daten. Sie ist noch nicht mit einem Kundensystem verbunden.
- PDF einlesen: Das Dokument wird auf das vereinbarte Format geprüft.
- Positionen zuordnen: Die Angaben werden mit Katalog und Preisliste abgeglichen.
- Offene Punkte markieren: Unklare Zuordnungen bleiben im Entwurf sichtbar.
- Entwurf prüfen: Ein Mensch gibt das Ergebnis für den nächsten Arbeitsschritt frei.
Die Beispieldateien und das Ergebnis können Sie im folgenden Abschnitt ansehen. Die Prüffälle darunter erklären, welche Entscheidungen Ihr Team übernimmt. Wie wir mehrere Arbeitsschritte verbinden, beschreibt unsere Seite zur Prozessautomatisierung mit n8n.
Arbeitsprobe herunterladen
Beispiel-PDF und Excel-Ergebnis mit neun Positionen. Erfundenes Beispiel mit absichtlichen Fehlerfällen; keine Kundenreferenz. Ohne Anmeldung zugänglich.
Beispiel-PDF herunterladen · Excel-Entwurf herunterladen
Die PDF und den fertigen Excel-Entwurf ansehen
1. Die Beispielanfrage
Diese Arbeitsprobe verwendet erfundene Daten und ein festgelegtes PDF-Layout. Die Dateien stammen aus einem vorbereiteten Durchlauf des lokalen n8n-Workflows.
2. Abgleichen und offene Punkte zeigen
Der Workflow prüft Artikel, Mengen, Einheiten und Preise. Im zugehörigen Excel-Entwurf ist eine Position zugeordnet. Acht Positionen bleiben zur menschlichen Prüfung markiert.
| Position | Artikel | Menge | Einheit | Betrag EUR | Status | Prüfgrund |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | BRK-16 | 3 | EA | Prüfen | Doppelte Anfrageposition bestätigen | |
| 2 | CBL-25 | 12,5 | M | 10,88 | Zugeordnet | |
| 3 | UNKNOWN | 2 | EA | Prüfen | Artikel fehlt oder ist mehrdeutig; Preis fehlt oder ist mehrfach hinterlegt | |
| 4 | BRK-16 | 1 | BOX | Prüfen | Einheit weicht ab; Preis fehlt oder ist mehrfach hinterlegt | |
| 5 | FUSE-10 | 2 | EA | Prüfen | Preis fehlt oder ist mehrfach hinterlegt | |
| 6 | BRK-16 | 3 | EA | Prüfen | Doppelte Anfrageposition bestätigen | |
| 7 | TERM-04 | 10 | EA | Prüfen | Preis fehlt oder ist mehrfach hinterlegt | |
| 8 | CBL-25 | -2 | M | Prüfen | Menge ungültig | |
| 9 | BRK-16 | 1 | EA | Prüfen | Beschreibung weicht ab |
3. Im Team prüfen
Die Teilsumme der zugeordneten Position beträgt 10,88 Euro. Eine vollständige Gesamtsumme bleibt offen, bis die übrigen Positionen geklärt sind. Die Excel-Datei enthält zusätzlich die Originalzeilen und Herkunft der Angaben.
Welche Angaben muss Ihr Innendienst prüfen?
Die Beispielanfrage enthält absichtlich fehlerhafte und widersprüchliche Positionen. An diesen Fällen zeigen wir, was der Ablauf erkennt und welche Entscheidung bei Ihrem Team bleibt. Die Häufigkeit dieser Fehler im Beispiel sagt nichts über Ihre Kundenanfragen aus.
Ein Artikel fehlt im Katalog
Position 3 nennt den Artikel UNKNOWN. Im Beispielkatalog gibt es keinen passenden Eintrag. Der Entwurf markiert die Position zur Prüfung und lässt Preis und Betrag leer.
Ihr Team klärt, welcher Artikel gemeint ist oder ob er neu in den Katalog aufgenommen werden muss. Der Ablauf setzt keinen ähnlichen Artikel als Ersatz ein.
Die Menge ist ungültig
Position 8 enthält die Menge −2. Für diesen Anfrageablauf werden positive Mengen erwartet. Die Originalangabe bleibt im Excel-Entwurf erhalten, die Position wird als Prüffall markiert und nicht berechnet.
Der Innendienst fragt nach der richtigen Menge. Der Ablauf entfernt das Minuszeichen nicht und nimmt keine Menge an.
Die Einheit passt nicht zum Katalog
Position 4 fragt BRK-16 mit der Einheit BOX an. Der Beispielkatalog führt diesen Artikel als EA, also als einzelne Einheit. Die passende Preisangabe für BOX fehlt ebenfalls. Preis und Betrag bleiben offen.
Ihr Team klärt die Verpackungseinheit und den dafür gültigen Preis. Der Ablauf rechnet eine Box nicht ohne vereinbarte Grundlage in Stück um.
Eine Position steht zweimal in der Anfrage
Positionen 1 und 6 nennen denselben Artikel mit derselben Beschreibung, Menge und Einheit. Beide bleiben im Entwurf sichtbar und sind zur Prüfung markiert.
Ihr Team entscheidet, ob die Wiederholung beabsichtigt ist. Der Ablauf löscht keine der beiden Positionen und fasst sie nicht zu einer größeren Menge zusammen.
Ein Preis fehlt oder ist mehrfach hinterlegt
Für FUSE-10 in Position 5 enthält die Beispielpreisliste zwei Preise: 1,10 und 1,20 Euro pro Einheit. Für TERM-04 in Position 7 fehlt der Preis. In beiden Fällen bleiben Einzelpreis und Betrag leer.
Eine verantwortliche Person bestätigt den gültigen Preis und korrigiert die Preisliste. Der Ablauf wählt weder den günstigeren Preis noch ergänzt er einen geschätzten Wert.
Artikelnummer und Beschreibung widersprechen sich
Position 9 enthält die Artikelnummer BRK-16, nennt aber in der Beschreibung einen 32-A-Schalter. Im Beispielkatalog gehört zu BRK-16 ein 16-A-Schalter. Die Position bleibt zur Prüfung offen.
Ihr Team klärt, ob Artikelnummer oder Beschreibung korrigiert werden muss. Die Artikelnummer allein genügt hier nicht für eine Zuordnung.
Was passiert mit einer passenden Position?
Bei Position 2 stimmen Artikel, Beschreibung und Einheit mit dem Katalog überein. Die Beispielpreisliste enthält einen eindeutigen Preis von 0,87 Euro pro Meter. Aus 12,5 Metern werden im Entwurf 10,88 Euro. Auch diese Zuordnung ist Teil eines Entwurfs, den Ihr Team vor Verwendung freigibt.
Solange andere Positionen ungeklärt sind, wird daraus keine vollständige Angebotsgesamtsumme. Die Excel-Datei zeigt die Originalzeile, die PDF-Seite und den verwendeten Preislistenstand. Änderungen an den Quelldaten werden durch einen erneuten Lauf übernommen.
Welche Prüffälle kommen in Ihren Anfragen vor? Beschreiben Sie Ihren Ablauf und die typischen Rückfragen. Gemeinsam grenzen wir ab, welche Regeln im ersten Projektabschnitt gebraucht werden.
Welche PDF-Dateien eignen sich?
Für den Einstieg wählen wir einen wiederkehrenden Dokumenttyp. Gut lesbare Dateien mit ähnlichem Aufbau machen es leichter, Ausgaben zu vergleichen und Fehler zu finden. Scans benötigen zusätzlich eine Texterkennung. Verschiedene Layouts, mehrseitige Tabellen oder handschriftliche Ergänzungen müssen separat getestet werden.
Die vorhandene Arbeitsprobe belegt die Verarbeitung des festgelegten Layouts. Ob Ihre Dateien zuverlässig verarbeitet werden können, prüfen wir an repräsentativen Beispielen, einschließlich unvollständiger und schwieriger Dokumente.
Wann lohnt sich die Automatisierung?
Entscheidend sind die Häufigkeit der Vorgänge und der Aufwand, der nach der Automatisierung übrig bleibt. Vorher messen Sie die manuelle Übertragung und Prüfung. Im Pilot vergleichen wir damit die automatische Verarbeitung samt menschlicher Kontrolle und Korrekturen. Dazu kommen Entwicklung, Betrieb und Pflege bei geänderten Dokumentformaten.
Bei wenigen Dateien oder ständig wechselnden Sonderfällen kann die manuelle Bearbeitung günstiger bleiben. Eine feste Zeitersparnis lässt sich erst aus Ihrem Ablauf ableiten.
Wie viel Zeit steckt in Ihrem Ablauf?
Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Die Rechnung vergleicht den heutigen Aufwand mit Ihrer Annahme für die spätere Bearbeitung samt Kontrolle. Sie ist keine Prognose der erreichbaren Ersparnis.
Einmalige Entwicklung, laufender Betrieb und Pflege sind nicht enthalten. Zeit wird erst frei, wenn die Annahme im Test bestätigt wird. Prüfen Sie auch, ob ein vorhandener PDF-Import genügt.
Die Berechnung läuft nur in Ihrem Browser. Die Eingaben werden weder gespeichert noch an Provehor übertragen.
Reicht ein vorhandener PDF-Import?
Für eine gut erkennbare Tabelle kann ein vorhandener Import genügen. Microsoft beschreibt einen PDF-Import mit Power Query. Ob er in Ihrer Excel-Umgebung verfügbar ist und Ihre Dateien passend erkennt, prüfen Sie mit Beispielen aus Ihrem Ablauf.
Ein Entwicklungsprojekt kommt infrage, wenn zusätzlich Pflichtfelder geprüft, Angaben mit Ihren Listen abgeglichen oder Ergebnisse an andere Programme übergeben werden müssen. Wir prüfen zuerst, welche vorhandene Funktion den Ablauf bereits abdeckt und welcher Teil ergänzt werden muss.
Excel zuerst, ERP-Anbindung nach Prüfung
Eine Excel-Datei kann als erste Übergabe genügen. Falls Daten anschließend in Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP übernommen werden sollen, prüfen wir dessen Importmöglichkeiten, Schnittstellen und Zugriffsrechte. Buchungen und Versand werden als eigene Schritte vereinbart. Die lokale Arbeitsprobe enthält keine fertige ERP-Anbindung.
Soll Ihr Team die Entwürfe später in einer gemeinsamen Oberfläche bearbeiten, kann ein Kundenportal oder internes Werkzeug den Workflow ergänzen.
So beginnen wir
Beschreiben Sie im Formular, welche PDF-Anfragen Sie bearbeiten, wie häufig sie eintreffen und wohin die Angaben übertragen werden. Nennen Sie auch, wer Artikel und Preise prüft und welche Fehler heute Rückfragen verursachen. Für die erste Nachricht brauchen Sie keine Dateien oder Systemzugänge.
Im Gespräch klären wir den Dokumenttyp und die gewünschte Zieltabelle. Anschließend stimmen wir einen geeigneten Übergabeweg für anonymisierte Beispiele, Katalog und Preisliste ab.
Häufige Fragen
Wird für jeden Schritt KI benötigt?
Nein. Artikelnummern, Preise und Summen lassen sich häufig mit festen Regeln abgleichen oder berechnen. KI kommt für sprachlich unterschiedliche Inhalte infrage. Wir bestimmen für jeden Schritt, wie das Ergebnis geprüft werden kann.
Was kostet die Umsetzung?
Der Umfang hängt von den Dokumentvarianten, den benötigten Feldern und den Übergaben ab. Nach Sichtung eines Beispiels grenzen wir den ersten Projektabschnitt ab und kalkulieren ihn. Laufende Betriebs- und Pflegekosten werden dabei gesondert betrachtet.
Können auch Angebote vorbereitet werden?
Ein Entwurf kann auf den ausgelesenen Positionen und Ihren Preisregeln aufbauen. Welche Felder verbindlich sind und wer das Angebot freigibt, legen wir vor der Umsetzung fest. Ein automatischer Versand gehört nicht zur beschriebenen Arbeitsprobe.
Ihr erster bezahlter Projektabschnitt
Sie erhalten ein Angebot für einen vereinbarten PDF-Dokumenttyp, den Abgleich mit Ihrem Katalog und Ihrer Preisliste sowie einen Excel-Entwurf mit sichtbaren Prüffällen. Umfang und Preis legen wir nach Sichtung repräsentativer Beispiele fest.
Vor der Entwicklung prüfen wir, ob ein vorhandener Import genügt. Nach Ihrer Beauftragung setzen wir den vereinbarten Abschnitt um und vergleichen richtige, unvollständige und widersprüchliche Beispiele mit dem erwarteten Ergebnis. Sie erhalten den Ablauf, die Excel-Ausgabe, eine Anleitung und die dokumentierten Prüfergebnisse.
Für die Entscheidung über weitere Schritte vergleichen wir die bisherige Bearbeitungszeit mit dem Aufwand für Verarbeitung, Prüfung und Nacharbeit im Pilot. Eine Anbindung an E-Mail oder Warenwirtschaft wird danach gesondert vereinbart.
Ihren PDF-Ablauf beschreibenIhr Ansprechpartner
Ihr Projekt mit Provehor
Julian Süllner, Gründer und Geschäftsführer der Provehor UG (haftungsbeschränkt), begleitet das erste Gespräch. Beschreiben Sie uns den Vorgang, den Sie vereinfachen möchten.
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