Kostenlose Prüfliste: 12 Fälle mit Soll-Ergebnissen
Mit der PDF→Excel-Prüfliste können Sie einen Import vor der Abnahme testen. Sie enthält zwölf konkrete Fälle: von führenden Nullen über wiederholte Kopfzeilen bis zu vertauschten Mengen trotz korrekter Gesamtsumme. Zu jedem Fall stehen Beispieldaten, das erwartete Ergebnis und ein Prüfschritt bereit.
Die Vorlage lässt sich ohne Anmeldung im Browser ausfüllen und über die Druckfunktion als PDF sichern. Eingaben werden nicht übertragen oder dauerhaft gespeichert. Sie dürfen die Liste kostenlos für eigene Projekte und Schulungen kopieren und anpassen. Prüfen Sie zusätzliche Fälle für Ihre eigenen Dokumenttypen; die Liste ersetzt keine fachliche Freigabe.
Das PDF ist noch keine verlässliche Tabelle
Eine Preisliste sieht auf dem Bildschirm wie eine Tabelle aus. Intern können die Zeichen jedoch nur an bestimmten Positionen auf der Seite liegen. Beim Auslesen entstehen dann Textblöcke, deren Reihenfolge nicht der gewünschten Zeilenstruktur entspricht. Bei einem Scan kommt die Texterkennung hinzu.
n8n unterstützt das Auslesen von PDF-Dateien und die Weiterverarbeitung der Ergebnisse. Die richtige fachliche Zuordnung der Werte bleibt eine eigene Aufgabe. Dokumentation zum Dateiextrakt.
Eine Prüfzeile vor den großen Import setzen
Definieren Sie zuerst die erwarteten Spalten: etwa Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Legen Sie fest, welche Felder fehlen dürfen. Eine leere Einheit kann ein Prüfgrund sein, während eine fehlende optionale Bemerkung den Import nicht aufhalten muss.
Bewahren Sie den Originalwert neben dem bereinigten Wert auf. Aus „1.234,50 €“ kann der numerische Wert 1234,50 entstehen. Wenn nur das Ergebnis gespeichert wird, ist später schwer zu erkennen, ob Tausender- und Dezimaltrennzeichen richtig behandelt wurden.
Typische Fehler an Seitenwechseln
Mehrseitige Tabellen wiederholen häufig ihre Kopfzeile. Diese darf nicht als Artikel importiert werden. Umgekehrt kann eine lange Beschreibung am Seitenende weiterlaufen. Wenn der Import daraus zwei Positionen macht, stimmt die Zeilenzahl möglicherweise trotz des Fehlers mit einer oberflächlichen Erwartung überein.
Prüfen Sie deshalb Seitenanfang und Seitenende gesondert. Ein Vergleich anhand vorhandener Positionsnummern ist hilfreich. Fehlen Nummern, können Sie zumindest die erste und letzte fachliche Zeile jeder Seite mit dem PDF abgleichen.
Kontrollsummen richtig einsetzen
Ein fiktives Beispiel: Drei Mengen lauten 2, 4 und 6. Die Summe 12 ist ein guter Zusatzcheck. Sie beweist aber keine korrekte Zuordnung; auch 4, 2 und 6 ergeben 12. Kombinieren Sie Summen daher mit einem zeilenweisen Abgleich von Kennung und Wert.
Führende Nullen in Artikelnummern müssen erhalten bleiben. Die Kennung „00124“ ist ein Textfeld, auch wenn sie nur Ziffern enthält. Prüfen Sie außerdem, ob Minuszeichen, Klammern oder Währungsangaben als gewünschte Zahleninterpretation ankommen.
Fehlerfälle gehören in ein eigenes Blatt
Geben Sie unvollständige Zeilen mit Seitenangabe und Fehlergrund aus. Der Bearbeiter kann sie dann gezielt korrigieren. Ein Export sollte außerdem ausweisen, wie viele Zeilen erkannt, übernommen und zurückgestellt wurden. Stimmen diese Zahlen nicht zusammen, ist der Lauf noch nicht abnahmefähig.
Erst nach dieser Kontrolle sollte die Tabelle in ein anderes System importiert werden. So bleibt ein schlecht erkannter Scan zunächst ein Prüfproblem und wird nicht zu einer falschen Stammdatenänderung.
Eine konkrete Arbeitsprobe für PDF-Anfragen als prüfbaren Excel-Entwurf zeigt, wie offene Zuordnungen im Ergebnis sichtbar bleiben können. Sie verwendet erfundene Daten und ein festgelegtes PDF-Layout.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.