Erst auswählen, dann importieren
Ein vollständiger Lauf über das gesamte Firmenlaufwerk nimmt auch alte Entwürfe und private Arbeitskopien mit. Für einen ersten Wissensbereich ist eine bewusst ausgewählte Sammlung meist besser kontrollierbar. Legen Sie fest, welche Fragen diese Sammlung beantworten soll.
Prüfen Sie für jedes Dokument, ob es noch gilt und wer Änderungen bestätigen kann. Widersprüchliche Fassungen werden vor dem Import geklärt oder ausdrücklich als historisch gekennzeichnet. Ein aktuelles Änderungsdatum allein beweist keine fachliche Gültigkeit.
Wenn schon die Dateinamen kaum Orientierung bieten, sollten Sie zunächst eine einheitliche Benennung der Dokumente festlegen. Eine automatische Umbenennung braucht Regeln für fehlende Angaben und doppelte Namen.
Was an Textqualität gebraucht wird
Öffnen Sie einige Dateien und kopieren Sie einen Absatz als Text. Sind Umlaute lesbar? Bleiben Tabellenüberschriften bei den Werten? Enthält der Extrakt nur Kopfzeilen? Bei Scans ist eine Texterkennung nötig, deren Ergebnis geprüft werden muss.
Verzichten Sie darauf, sämtliche Dokumente nur für die KI neu zu schreiben. Häufig reichen klare Überschriften, entfernte Dubletten und die Korrektur schlecht erkannter Stellen. Der ursprüngliche fachliche Inhalt muss dabei erhalten bleiben.
Abschnitte dürfen ihren Zusammenhang nicht verlieren
Für die Suche werden lange Dokumente oft in kleinere Teile zerlegt. Microsoft beschreibt verschiedene Verfahren und die Möglichkeit überlappender Abschnitte. Dokumente aufteilen.
Wenn eine Ausnahmebedingung vom zugehörigen Grundsatz getrennt wird, kann eine Antwort unvollständig werden. Testen Sie daher Abschnitte mit Verweisen wie „abweichend davon“ oder „in diesem Fall“. Eine starre Seitenlänge ist nicht automatisch die beste Grenze.
Ein einfacher Dokumentensteckbrief
- Dokumentkennung und verständlicher Titel.
- Fachbereich und verantwortliche Person.
- Gültiger Stand sowie gegebenenfalls Geltungsbeginn.
- Erlaubter Nutzerkreis.
- Link zur maßgeblichen Originalfassung.
Diese Angaben helfen später bei Suche, Prüfung und Aktualisierung. Sie müssen nicht zwingend im sichtbaren Dokumenttext stehen, sollten aber verlässlich mit ihm verbunden sein.
Welche Angaben dauerhaft gepflegt werden sollten, zeigt der Leitfaden zu Metadaten für Wissensdokumente. Ein klarer Geltungsbereich und ein verantwortlicher Bearbeiter erleichtern spätere Aktualisierungen.
Mit einer kleinen Qualitätskontrolle abschließen
Stellen Sie nach dem Import Fragen zu verschiedenen Stellen desselben Dokuments. Prüfen Sie, ob Titel, Version und Quelle in der Antwort stimmen. Testen Sie auch eine Tabelle, eine Fußnote und eine Ausnahme. So erkennen Sie, ob die Aufbereitung den Inhalt beschädigt hat.
Halten Sie auffällige Dateitypen in einer Prüfliste fest. Eine Wissensdatenbank muss nicht sofort jedes Format beherrschen. Eine begrenzte, nachvollziehbar gepflegte Sammlung kann für den ersten Einsatz wertvoller sein als ein großer Bestand, dessen Qualität niemand einschätzen kann.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.