PDF-Daten automatisch
nach Excel übertragen.

Von der Anfrage zur prüfbaren Tabelle

Eine Kundenanfrage enthält Positionen, Mengen und Artikelbezeichnungen. Für ein Angebot müssen diese Angaben in eine Tabelle übertragen und mit dem eigenen Katalog verglichen werden. Dabei reicht es nicht, den Text aus der PDF zu kopieren: Eine Artikelbezeichnung kann mehrdeutig sein, eine Menge fehlen oder die Preisliste einen anderen Stand haben.

Wir legen mit Ihnen fest, welche Felder gebraucht werden und welche Angaben aus einer verbindlichen Liste kommen. Das Ergebnis soll eine bearbeitbare Excel-Datei sein, in der Ihr Team offene Fragen vor der weiteren Verwendung erkennt.

Was die vorhandene Arbeitsprobe zeigt

Unsere lokale n8n-Arbeitsprobe liest eine Anfrage in einem festgelegten PDF-Layout aus. Sie gleicht Positionen mit einem Artikelkatalog und einer Preisliste ab und bereitet einen Excel-Entwurf mit Prüfhinweisen vor. Die Arbeitsprobe verwendet erfundene Daten. Sie ist noch nicht mit einem Kundensystem verbunden.

1. PDF einlesen: Das Dokument wird auf das vereinbarte Format geprüft.
2. Positionen zuordnen: Die Angaben werden mit Katalog und Preisliste abgeglichen.
3. Offene Punkte markieren: Unklare Zuordnungen bleiben im Entwurf sichtbar.
4. Entwurf prüfen: Ein Mensch gibt das Ergebnis für den nächsten Arbeitsschritt frei.

Eine schematische Ansicht der PDF- und Excel-Arbeitsprobe finden Sie auf der Startseite. Wie wir mehrere Arbeitsschritte verbinden, beschreibt unsere Seite zur Prozessautomatisierung mit n8n.

Welche PDF-Dateien eignen sich?

Für den Einstieg wählen wir einen wiederkehrenden Dokumenttyp. Gut lesbare Dateien mit ähnlichem Aufbau machen es leichter, Ausgaben zu vergleichen und Fehler zu finden. Scans benötigen zusätzlich eine Texterkennung. Verschiedene Layouts, mehrseitige Tabellen oder handschriftliche Ergänzungen müssen separat getestet werden.

Die vorhandene Arbeitsprobe belegt die Verarbeitung des festgelegten Layouts. Ob Ihre Dateien zuverlässig verarbeitet werden können, prüfen wir an repräsentativen Beispielen, einschließlich unvollständiger und schwieriger Dokumente.

Wann lohnt sich die Automatisierung?

Entscheidend sind die Häufigkeit der Vorgänge und der Aufwand, der nach der Automatisierung übrig bleibt. Vorher messen Sie die manuelle Übertragung und Prüfung. Im Pilot vergleichen wir damit die automatische Verarbeitung samt menschlicher Kontrolle und Korrekturen. Dazu kommen Entwicklung, Betrieb und Pflege bei geänderten Dokumentformaten.

Bei wenigen Dateien oder ständig wechselnden Sonderfällen kann die manuelle Bearbeitung günstiger bleiben. Eine feste Zeitersparnis lässt sich erst aus Ihrem Ablauf ableiten.

Excel zuerst, ERP-Anbindung nach Prüfung

Eine Excel-Datei kann als erste Übergabe genügen. Falls Daten anschließend in Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP übernommen werden sollen, prüfen wir dessen Importmöglichkeiten, Schnittstellen und Zugriffsrechte. Buchungen und Versand werden als eigene Schritte vereinbart. Die lokale Arbeitsprobe enthält keine fertige ERP-Anbindung.

Soll Ihr Team die Entwürfe später in einer gemeinsamen Oberfläche bearbeiten, kann ein Kundenportal oder internes Werkzeug den Workflow ergänzen.

Was wir für ein erstes Gespräch brauchen

Hilfreich sind ein anonymisiertes Beispieldokument, die gewünschte Zieltabelle und eine Beschreibung der bisherigen Bearbeitung. Nennen Sie auch typische Ausnahmen und die ungefähre Zahl der Vorgänge. Für Originaldaten und Systemzugänge stimmen wir vorab einen geeigneten Übergabeweg ab.

Häufige Fragen

Wird für jeden Schritt KI benötigt?

Nein. Artikelnummern, Preise und Summen lassen sich häufig mit festen Regeln abgleichen oder berechnen. KI kommt für sprachlich unterschiedliche Inhalte infrage. Wir bestimmen für jeden Schritt, wie das Ergebnis geprüft werden kann.

Was kostet die Umsetzung?

Der Umfang hängt von den Dokumentvarianten, den benötigten Feldern und den Übergaben ab. Nach Sichtung eines Beispiels grenzen wir den ersten Projektabschnitt ab und kalkulieren ihn. Laufende Betriebs- und Pflegekosten werden dabei gesondert betrachtet.

Können auch Angebote vorbereitet werden?

Ein Entwurf kann auf den ausgelesenen Positionen und Ihren Preisregeln aufbauen. Welche Felder verbindlich sind und wer das Angebot freigibt, legen wir vor der Umsetzung fest. Ein automatischer Versand gehört nicht zur beschriebenen Arbeitsprobe.