Einen bearbeiteten Fall auswählen
Bitten Sie die erfahrene Person, einen zulässigen Beispielvorgang durchzugehen. Welche Information hat sie zuerst geprüft? Woran erkannte sie eine Ausnahme? Welche Entscheidung hätte eine neue Kollegin möglicherweise anders getroffen?
Bleiben Sie zunächst bei diesem Fall. Eine breite Frage wie „Was muss man alles wissen?“ führt leicht zu allgemeinen Antworten, bei denen wichtige Zwischenschritte fehlen.
Die unscheinbaren Entscheidungen erfragen
Wenn jemand sagt „Das sieht man sofort“, lohnt sich eine Rückfrage nach den sichtbaren Merkmalen. Vielleicht verrät eine Kombination aus Artikelnummer und Datum, dass ein alter Vertrag gilt. Solche Hinweise sind für die spätere Nutzung wertvoll.
Unterscheiden Sie eine verbindliche Regel von persönlicher Erfahrung. Eine bewährte Faustregel kann dokumentiert werden, sollte aber nicht ohne Prüfung als allgemeine Unternehmensvorgabe erscheinen.
Ein fiktiver Interviewausschnitt
Eine Mitarbeiterin ordnet eine Anfrage nicht dem zuletzt bearbeiteten Auftrag zu. Sie erkennt an der Gerätekennung, dass ein anderer Standort betroffen ist. Aus dem Gespräch wird eine konkrete Prüffrage: „Stimmt die Gerätekennung mit dem Standort des Vorgangs überein?“
Ergänzen Sie ein Gegenbeispiel, bei dem die gleiche Abkürzung etwas anderes bedeutet. Dadurch werden die Grenzen des Hinweises sichtbar.
Aus Notizen bestätigtes Wissen machen
Fassen Sie das Gespräch in kurze, thematisch getrennte Abschnitte zusammen und lassen Sie die fachlich verantwortliche Person diese prüfen. KI kann beim Formulieren helfen, darf dabei aber keine ausgelassenen Schritte erfinden.
Für eine spätere RAG-Nutzung werden Dokumente häufig abschnittsweise verarbeitet. Microsoft zur Abschnittsbildung. Ein Abschnitt sollte daher Entscheidung, Bedingung und wichtige Ausnahme zusammenhalten.
Die Dokumentation an einem neuen Fall testen
Lassen Sie eine andere Person mit der entstandenen Anleitung einen ähnlichen Übungsfall bearbeiten. Wenn sie an derselben Stelle raten muss, fehlt noch Wissen oder die Beschreibung ist zu ungenau.
Halten Sie offene Fragen getrennt fest. Das Interview muss nicht jede Ausnahme sofort lösen. Ein kleiner bestätigter Wissensbaustein ist nützlicher als eine umfangreiche Zusammenfassung, deren Aussagen niemand geprüft hat. Benennen Sie abschließend einen Verantwortlichen für spätere Änderungen.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.