Ist der Inhalt überhaupt angekommen?
Eine Datei im Firmenordner muss noch nicht erfolgreich importiert sein. Prüfen Sie den konkreten Dokumentstatus und den ausgelesenen Text. Ein gescanntes PDF kann sichtbar voller Informationen sein und im Suchsystem trotzdem kaum verwertbaren Text enthalten.
Suchen Sie zunächst nach einer markanten, exakt vorhandenen Formulierung. Bleibt auch sie ohne Treffer, liegt das Problem wahrscheinlich vor der eigentlichen Antwortgenerierung. Ein Wechsel des Sprachmodells hilft an dieser Stelle kaum.
Verwendet das Team andere Wörter?
Im Dokument steht „Reisekostenabrechnung“, die Mitarbeitenden fragen nach „Fahrtkosten“. Solche Unterschiede können bei einer reinen Wortsuche relevant sein. Sammeln Sie echte Suchanfragen und ergänzen Sie verständliche Überschriften oder passende Begriffe in der Dokumentation.
Hybride Suche kombiniert Volltext- und Vektorsuche. Microsoft erläutert das Verfahren. Vergleichen Sie anhand Ihrer Fragen, ob es die richtigen Treffer verbessert. Eine semantisch ähnliche Fundstelle kann fachlich trotzdem die falsche sein.
Wurde der entscheidende Zusammenhang getrennt?
Eine lange Anleitung wird häufig in Abschnitte aufgeteilt. Liegen Bedingung und Ausnahme in verschiedenen Teilen, kann die Suche nur einen Teil liefern. Prüfen Sie deshalb den tatsächlich gefundenen Abschnitt und nicht nur die Originaldatei.
Ein sinnvoller Testfall enthält eine Frage, deren Antwort über eine Abschnittsgrenze hinweg reicht. Wenn regelmäßig nur die Grundregel erscheint, muss die Aufbereitung oder die Auswahl der Fundstellen angepasst werden.
Verhindern Berechtigungen den Treffer?
Ein fehlender Treffer kann korrekt sein, wenn der Nutzer das Dokument nicht lesen darf. Testen Sie mit dem betroffenen Konto und einem berechtigten Vergleichskonto. Vergleichen Sie anschließend die vorgesehenen Rechte mit der technischen Zuordnung.
Erweitern Sie nicht vorsorglich die Zugriffe, nur um mehr Treffer zu erhalten. Zuerst muss klar sein, ob der Inhalt für diesen Nutzer freigegeben ist. Auch ein Dokumenttitel kann bereits vertrauliche Informationen enthalten.
Passt der Suchbestand zur aktuellen Fassung?
Prüfen Sie, ob eine Änderung tatsächlich übernommen wurde. Ein alter Index oder ein Zwischenspeicher kann weiter den vorherigen Text verwenden. Der Test sollte deshalb eine eindeutige Änderung enthalten, die nur in der neuen Fassung vorkommt.
Halten Sie bei jeder Fehlersuche Frage, Nutzerrolle, erwartete Quelle und tatsächlich gefundene Inhalte fest. So lässt sich unterscheiden, ob das Problem am Import, an der Suche oder an der Antwort liegt. Diese Trennung macht Verbesserungen überprüfbar und verhindert zufällige Änderungen an mehreren Stellen zugleich.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.