Ähnliche Bezeichnungen können täuschen
„Dichtung 20 mm“ und „Dichtung 20 mm, 10 Stück“ klingen fast gleich. Für den Einkauf können sie unterschiedliche Verkaufseinheiten bedeuten. Wer nur Textähnlichkeit betrachtet, übernimmt möglicherweise einen Stückpreis als Packungspreis oder bestellt die falsche Menge.
Definieren Sie deshalb, welche Eigenschaften einen Artikel eindeutig machen. Dazu gehören je nach Sortiment Herstellerkennung, Ausführung, Abmessung und Einheit. Ein Abgleich braucht diese Regeln, bevor eine KI Vorschläge erzeugt.
Originalkennungen erhalten
Leerzeichen am Rand lassen sich meist gefahrlos entfernen. Bei Bindestrichen und führenden Nullen ist mehr Vorsicht nötig. Die Kennungen „AB-12“ und „AB12“ können identisch sein, müssen es aber nicht. Eine Bereinigungsregel darf nur gelten, wenn dies für die jeweilige Quelle geklärt ist.
Speichern Sie daher Originalkennung, bereinigte Kennung und angewandte Regel getrennt. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Treffer zustande kam. Ein unbekanntes Format führt zunächst zur Prüfung.
Eine sinnvolle Reihenfolge für den Abgleich
- Exakte Übereinstimmung einer verlässlichen gemeinsamen Kennung suchen.
- Bestätigte Zuordnung aus einer gepflegten Übersetzungstabelle verwenden.
- Mehrere Kandidaten anhand von Bezeichnung und Eigenschaften vorschlagen.
- Ohne ausreichende Grundlage keinen Treffer setzen.
Die dritte Stufe kann von semantischer Suche profitieren. Microsoft beschreibt hybride Suche als Verbindung von Volltext- und Vektorsuche. Technischer Hintergrund. Daraus folgt jedoch keine sichere Artikelidentität; die fachlichen Eigenschaften müssen zusätzlich passen.
Ein Beispiel mit Verpackungseinheiten
Angenommen, der interne Artikel wird stückweise geführt. Der Lieferant nennt 24 Euro pro Karton mit zwölf Stück. Der rechnerische Stückpreis beträgt zwei Euro. Diese Umrechnung ist nur zulässig, wenn Inhalt und Verkaufseinheit tatsächlich bestätigt sind. „12“ könnte sonst auch eine Größenangabe sein.
Zeigen Sie die Umrechnung und ihre Grundlage im Prüfergebnis. Ein bloßer Endpreis verdeckt die Annahme. Bei einem später geänderten Packungsinhalt muss die Zuordnung erneut geprüft werden.
Bestätigte Entscheidungen wiederverwenden
Speichern Sie manuell bestätigte Zuordnungen mit Lieferant, Quellkennung, interner Kennung und Gültigkeit. Eine solche Tabelle kann bei wiederkehrenden Listen wertvoller sein als jedes Mal neu erzeugte Ähnlichkeitsvorschläge.
Zur Abnahme gehören auch absichtlich ähnliche Gegenbeispiele. Der Ablauf muss zwei fast gleich benannte Varianten auseinanderhalten können. Prüfen Sie außerdem, ob neue oder zurückgezogene Artikel als solche sichtbar werden. Ein hoher Anteil zugeordneter Zeilen ist nur dann gut, wenn die Zuordnungen stimmen.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.