Zuerst die richtige Bestellung finden
Eine Auftragsbestätigung kann mehrere Bestellungen zusammenfassen oder nur einen Teil davon betreffen. Bevor Preise verglichen werden, muss die Zuordnung stimmen. Verwenden Sie Bestellnummer und Lieferant; bei mehreren Treffern bleibt der Fall zur Prüfung offen.
Auch Positionen brauchen einen Schlüssel. Eine ähnliche Beschreibung genügt nicht, wenn sich Ausführung oder Verpackungsmenge unterscheiden. Bewahren Sie die Originalangaben beider Dokumente neben den zugeordneten Werten auf.
Welche Unterschiede sichtbar werden sollen
Beginnen Sie mit Artikelkennung, Menge, Einheit, Einzelpreis und zugesagtem Termin. Vereinbaren Sie, wie Versandkosten und zusätzliche Positionen behandelt werden. Ein fehlender Liefertermin ist ein eigener Prüfgrund, keine stillschweigende Bestätigung des gewünschten Termins.
Für strukturierte Tabellen beschreibt Microsoft das Zusammenführen über passende Schlüsselspalten. Power-Query-Dokumentation. Damit ist die technische Verbindung möglich; die fachliche Vergleichsregel kommt aus Ihrem Einkauf.
Ein Unterschied mit harmloser Ursache
Fiktives Beispiel: Die Bestellung nennt 24 Stück, die Bestätigung zwei Kartons zu zwölf Stück. Die Mengen passen, wenn der Kartoninhalt bestätigt ist. Vergleicht der Ablauf nur die Zahlen 24 und 2, entsteht ein unnötiger Alarm. Vergleicht er ohne gesicherten Kartoninhalt, kann er einen echten Fehler übersehen.
Zeigen Sie deshalb die Umrechnung mit ihrer Grundlage an. Rundungstoleranzen bei Preisen werden ausdrücklich vereinbart und dürfen keine falsche Währung oder Einheit verdecken.
Eine Abweichungsliste als erstes Ergebnis
Für den Einstieg reicht eine Tabelle mit Bestellposition, bestätigtem Wert, Differenz und Fundstelle. Der Einkauf entscheidet, ob eine Rückfrage nötig ist. Die Automatisierung sollte eine abweichende Bestätigung nicht eigenständig als neue Vereinbarung übernehmen.
Testen Sie fehlende Positionen, zusätzliche Mengen und eine zweite korrigierte Bestätigung. Letztere darf nicht neben der ersten als weiterer Auftrag erscheinen. Halten Sie fest, welche Fassung geprüft wurde und wer die Abweichung geklärt hat. So bleibt der Verlauf auch bei späteren Lieferproblemen nachvollziehbar.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.