Den letzten tatsächlichen Fall beschreiben
Erzählen Sie, was bei einer kürzlich bearbeiteten Anfrage passiert ist. Welche Information kam an? Wo mussten Sie nachsehen? Welche Rückfrage hat den Vorgang aufgehalten?
Ein solcher Ablauf liefert mehr Anhaltspunkte als die Aussage, dass das Büro digitaler werden soll. Vertrauliche Angaben können für das Gespräch durch geeignete Beispieldaten ersetzt werden.
Das gewünschte Ergebnis zeigen
Bringen Sie nach Möglichkeit ein Muster des Ergebnisses mit, das heute manuell entsteht. Das kann ein interner Entwurf, ein ausgefüllter Datensatz oder eine Übersicht sein.
Markieren Sie, welche Teile korrekt vorliegen müssen und wo eine zuständige Person ohnehin entscheidet. So wird erkennbar, ob die erste Lösung Informationen vorbereiten oder bereits verbindliche Änderungen ausführen soll.
Auch die unbequemen Fälle erwähnen
Fehlende Kundennummern, abweichende Dateiformate und widersprüchliche Angaben sind für die Planung relevant. Sie müssen diese Fälle nicht vorher bereinigen, damit der Vorgang besser aussieht.
Das GOV.UK Service Manual beschreibt die Untersuchung von Arbeit in ihrem tatsächlichen Umfeld. Für das Erstgespräch bedeutet das praktisch: Die gewöhnlichen Umwege und Rückfragen gehören zur Aufgabe.
Mit einem konkreten nächsten Schritt enden
Nach dem Gespräch sollte klar sein, welche Information noch fehlt und wer sie beschafft. Möglich ist ein begrenzter Untersuchungsauftrag oder ein bereits ausreichend beschreibbarer erster Umsetzungsabschnitt.
Fiktives Beispiel: Das Team kann die Anfrage gut erklären, kennt aber die Exportmöglichkeiten seines Systems nicht. Der nächste Schritt ist dann die Prüfung dieses Zugangs. Eine komplette Automatisierung zu kalkulieren wäre zu diesem Zeitpunkt mit offenen Annahmen verbunden.
Notieren Sie außerdem, wer im Unternehmen die fachliche Rückmeldung übernimmt. Ein guter Termin endet mit einer nachvollziehbaren Entscheidung oder einer klaren offenen Frage. Eine allgemeine Präsentation über KI ersetzt dieses Ergebnis nicht.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.