Mit der tatsächlichen Nutzung anfangen
Eine Liste offiziell beschaffter Programme bildet nicht unbedingt den gesamten KI-Einsatz ab. Mitarbeitende nutzen möglicherweise Schreibassistenten, Funktionen in vorhandener Bürosoftware oder eigene Testkonten. Fragen Sie daher nach konkreten Aufgaben und verwendeten Werkzeugen.
Die Bestandsaufnahme sollte verständlich und sachlich sein. Wer nur nach „KI-Systemen“ fragt, bekommt womöglich weniger brauchbare Antworten als mit „Welche Programme helfen Ihnen beim Zusammenfassen, Formulieren oder Auswerten?“.
Welche Angaben in die Übersicht gehören
- Anwendung und genutztes Konto beziehungsweise Tarifmodell.
- Konkreter Zweck im Arbeitsablauf.
- Verarbeitete Datenarten und verbundene Systeme.
- Verantwortliche Person und zuständige Vertretung.
- Stand der internen Prüfung und erlaubter Nutzungsumfang.
- Offene Fragen und nächster Prüftermin.
Speichern Sie keine Passwörter oder API-Schlüssel in dieser Liste. Ein Verweis auf den zuständigen Zugangsspeicher genügt.
Den Anwendungsfall getrennt vom Werkzeug betrachten
Dasselbe Programm kann für unverfängliche Textentwürfe oder für die Verarbeitung vertraulicher Unterlagen genutzt werden. Ein Eintrag pro Werkzeug kann diese Unterschiede verdecken. Erfassen Sie daher bei Bedarf mehrere Einsatzzwecke mit getrennten Regeln.
Ein fiktives Beispiel: „Entwurf eines öffentlichen Veranstaltungstexts“ und „Zusammenfassung eines Kundenvertrags“ haben unterschiedliche Daten- und Prüfanforderungen. Die Freigabe des einen Falls bedeutet nicht automatisch die Freigabe des anderen.
Aus der Liste Entscheidungen ableiten
Markieren Sie ungeklärte Zugänge, fehlende Zuständigkeiten und Anwendungen ohne erkennbaren Nutzen. Priorisieren Sie die Fälle nach möglichen Auswirkungen und Datenumfang. Das NIST-Rahmenwerk bietet eine allgemeine Struktur für den Umgang mit KI-Risiken. NIST AI RMF.
Die hier beschriebene Übersicht ist eine organisatorische Arbeitshilfe. Sie ersetzt weder die Prüfung rechtlicher Anforderungen noch eine vollständige technische Bewertung eines konkreten Einsatzes.
Die Pflege an Veränderungen knüpfen
Ein neuer Anwendungsfall, eine zusätzliche Datenquelle oder ein Wechsel des Kontomodells kann eine erneute Prüfung auslösen. Legen Sie fest, wer solche Änderungen meldet und wer die Übersicht aktualisiert.
Für kleine Unternehmen ist ein kurzer regelmäßiger Abgleich meist praktikabler als ein kompliziertes Formular. Entscheidend ist, dass die Liste den tatsächlichen Einsatz zeigt und offene Punkte einer Person zugeordnet sind. Eine einmal erstellte, danach vergessene Tabelle liefert diese Orientierung nicht.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.