Die Regel muss im Arbeitsmoment helfen
„KI verantwortungsvoll einsetzen“ ist als Ziel verständlich, beantwortet aber keine konkrete Frage. Darf eine Mitarbeiterin einen Kundenbrief zusammenfassen? Welches Konto soll sie verwenden? Wer prüft den Antwortentwurf? Diese Entscheidungen sollten in den Regeln auffindbar sein.
Beginnen Sie mit den tatsächlich genutzten Anwendungen und häufigen Aufgaben. Eine kurze Liste erlaubter Fälle mit klaren Grenzen kann hilfreicher sein als ein umfangreiches allgemeines Papier.
Aufgaben, Werkzeuge und Daten zusammen beschreiben
Ein fiktiver Eintrag könnte lauten: „Öffentliche Produkttexte dürfen im freigegebenen Unternehmenskonto sprachlich überarbeitet werden. Preise und Leistungsversprechen werden vor Veröffentlichung mit den gültigen Unterlagen abgeglichen.“
Für vertrauliche Daten braucht es eine gesonderte Entscheidung. Vermeiden Sie eine pauschale Formulierung, die jede Nutzung eines freigegebenen Werkzeugs automatisch erlaubt. Der konkrete Zweck und die verarbeiteten Daten bleiben entscheidend.
Die Prüfung konkret machen
Bei einem externen Text können Namen, Zahlen, Zusagen und Quellen zu prüfen sein. Bei einer Datenübertragung sind es Zuordnung, Vollständigkeit und mögliche Dubletten. Nennen Sie die jeweiligen Prüfpunkte, statt nur „menschliche Kontrolle“ zu verlangen.
Das NIST-Profil für generative KI beschreibt Risiken und mögliche Maßnahmen im Umgang mit solchen Systemen. NIST AI 600-1. Ihre internen Regeln müssen daraus passende Entscheidungen für den eigenen Arbeitskontext machen.
Unklare Fälle brauchen einen erreichbaren Ansprechpartner
Wenn eine Aufgabe nicht von den Regeln abgedeckt ist, muss das Team wissen, an wen es sich wenden kann. Benennen Sie auch eine Vertretung. Ein Freigabeweg, der im Alltag niemanden erreicht, wird leicht umgangen oder blockiert sinnvolle Arbeit.
Beschreiben Sie außerdem, wie versehentlich übertragene Informationen oder fehlerhafte Ergebnisse gemeldet werden. Dafür braucht es einen klaren internen Weg und eine zügige Einordnung des konkreten Falls.
Mit Beispielen erklären und nachschärfen
Besprechen Sie einige typische Aufgaben gemeinsam. Lassen Sie Mitarbeitende erklären, welche Regel sie anwenden würden. Unterschiedliche Antworten zeigen, wo der Text zu allgemein ist.
Diese Arbeitshilfe ist keine fertige Rechtsprüfung oder allgemeingültige Compliance-Vorlage. Für konkrete rechtliche Anforderungen und besonders folgenreiche Anwendungen sind die zuständigen fachlichen Stellen einzubeziehen. Halten Sie die Regeln anschließend aktuell, wenn Werkzeuge, Konten oder Aufgaben geändert werden.
Für die gemeinsame Übung eignen sich Praxisaufgaben für eine KI-Schulung. Daran lässt sich prüfen, ob die Beschäftigten Datenbeschränkungen, Freigaben und Fehlerfälle auf ihre Arbeit übertragen können.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.