Ein Begriff mit praktischer Bedeutung
Als System of Record wird hier das System bezeichnet, dessen Daten für einen bestimmten Sachverhalt maßgeblich sind. Das kann je Information unterschiedlich sein: Kundenstammdaten liegen im CRM, aktuelle Lieferinformationen möglicherweise in einem anderen System.
Diese Zuordnung muss das Unternehmen bestätigen. Ein KI-Modell sollte nicht anhand der überzeugenderen Formulierung entscheiden, welche von zwei widersprüchlichen Angaben gilt.
Ein fiktiver Widerspruch
Eine alte Nachricht nennt einen Ansprechpartner, der Stammdatensatz inzwischen eine andere Person. Ein Antwortentwurf übernimmt die alte Angabe, weil sie im zuletzt gelesenen Text steht.
Die Lösung benötigt eine fachliche Regel: Welche Quelle ist für den Ansprechpartner maßgeblich, und wann muss eine Abweichung geprüft werden? Die technische Verbindung allein löst diese Frage nicht.
Arbeitskopien mit Stand und Herkunft versehen
Wenn Informationen für eine KI-Verarbeitung kopiert werden, sollten Herkunft und Abrufzeit erkennbar bleiben. So kann geprüft werden, ob ein Ergebnis auf dem aktuellen Stand beruht.
Anthropic beschreibt die bewusste Zusammenstellung des Kontexts für Agenten. Die Festlegung einer führenden Geschäftsquelle ist zusätzlich eine fachliche Entscheidung des jeweiligen Unternehmens.
Schreibende Änderungen getrennt behandeln
Ein Vorschlag zur Aktualisierung von Stammdaten ist noch keine bestätigte Änderung. Legen Sie fest, wer sie freigibt und wie zwischenzeitliche Änderungen anderer Personen berücksichtigt werden.
Ein Vergleich mit dem inzwischen aktuellen Stand kann verhindern, dass ein älterer Entwurf neue Informationen überschreibt. Bei einem Konflikt sollte der Vorgang zur Klärung gehen, statt eine Quelle stillschweigend zu bevorzugen.
Dokumentieren Sie die Zuordnung für die wenigen Felder, die der erste Projektabschnitt benötigt. Eine vollständige Datenarchitektur des gesamten Unternehmens ist dafür nicht immer erforderlich. Die ausgewählten Informationen müssen jedoch eindeutig genug geregelt sein, um Ergebnisse nachvollziehbar prüfen zu können.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.