Was verbindet die beiden Listen?
Eine Liste enthält Aufträge, eine andere Lieferinformationen. Beide haben möglicherweise eine Auftragsnummer. Prüfen Sie, ob sie dieselbe Bedeutung und dasselbe Format hat. Führende Nullen oder zusätzliche Leerzeichen können einen sonst passenden Treffer verhindern.
Microsoft beschreibt beim Zusammenführen von Abfragen die Auswahl der Schlüsselspalten und verschiedene Verknüpfungsarten. Power Query: Merge queries. Welche Variante richtig ist, hängt vom gewünschten fachlichen Ergebnis ab.
Ein Schlüssel kann mehrfach vorkommen
Fiktives Beispiel: Auftrag A enthält drei Positionen. Die Lieferliste führt zwei Teillieferungen zu diesem Auftrag. Werden beide Tabellen nur über die Auftragsnummer verbunden, können mehrere Kombinationen entstehen. Das Ergebnis hat dann mehr Zeilen, als der Bearbeiter erwartet.
Entscheiden Sie, ob die Zuordnung zusätzlich eine Positionsnummer braucht oder ob Liefermengen zunächst passend zusammengefasst werden müssen. Eine größere Ergebnisliste ist nicht automatisch ein Fehler, muss aber zur beabsichtigten Beziehung passen.
Fehlende Treffer nicht verschwinden lassen
Wenn nur übereinstimmende Datensätze übernommen werden, bleiben nicht zugeordnete Aufträge möglicherweise unsichtbar. Für einen Abgleich ist häufig wichtig, gerade diese Lücken zu sehen. Legen Sie daher fest, welche Ausgangsliste vollständig erhalten bleiben soll.
Erzeugen Sie eine zusätzliche Liste für fehlende und mehrdeutige Zuordnungen. Der Fehlergrund sollte erkennbar sein: unbekannte Kennung, abweichendes Format oder mehrere Kandidaten.
Kontrollsummen passend wählen
Zählen Sie Eingangszeilen, eindeutige Schlüssel und Ergebniszeilen. Vergleichen Sie außerdem relevante Mengen oder Beträge. Eine Summe allein reicht nicht, weil vertauschte Zuordnungen denselben Gesamtwert ergeben können.
Prüfen Sie einige konkrete Vorgänge von der Quelle bis zum Ergebnis. Besonders geeignet sind Mehrfachtreffer, Teillieferungen und fehlende Positionen. Nur die sauberen Treffer zu kontrollieren lässt den schwierigsten Teil aus.
Die Verbindung wiederholbar machen
Speichern Sie die Zuordnungsregeln zusammen mit der Herkunft der Dateien. Wenn eine Spalte umbenannt oder eine neue Kennungsart eingeführt wird, sollte der Ablauf kontrolliert stoppen oder die Änderung sichtbar melden.
Eine KI kann bei uneinheitlichen Bezeichnungen Kandidaten vorschlagen. Für die verbindliche Zuordnung braucht es weiterhin bestätigte Regeln. Bei vorhandenen eindeutigen Schlüsseln ist eine direkte Tabellenverknüpfung meist leichter zu prüfen.
Wenn mehrere Personen dieselben Daten regelmäßig ändern, stellt sich auch die Frage Excel-Liste oder Datenbank? Entscheidend sind die benötigten Zugriffe, Beziehungen und Prüfregeln.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.