Die Nähe zum Vorgang nutzen
Ein Team bearbeitet Unterlagen über mehrere Anwendungen und eine Papierablage hinweg. In einem gemeinsamen Termin lässt sich beobachten, welche Information an welcher Stelle gebraucht wird und wo Rückfragen entstehen.
Bei vollständig digitalen Abläufen kann eine vorbereitete Remote-Sitzung ebenfalls geeignet sein. Der Ort des Termins richtet sich danach, was für die Untersuchung und Prüfung sichtbar werden muss.
Was Sie für einen Termin vorbereiten können
Wählen Sie einen typischen Vorgang und einen Fall, der heute Schwierigkeiten verursacht. Bringen Sie das gewünschte Ergebnis mit und benennen Sie die Person, die fachliche Regeln erklären kann.
Die Untersuchung eines Problems vor der Umsetzung ist auch Gegenstand des GOV.UK Service Manual. Für Provehor ist daraus vor allem der konkrete Bezug zur vorhandenen Arbeit relevant; Umfang und Ablauf werden individuell vereinbart.
Mit einem klaren ersten Abschnitt weiterarbeiten
Aus dem Termin kann ein Vorschlag für einen begrenzten Teilprozess entstehen. Denkbar ist beispielsweise die Vorbereitung eines internen Entwurfs aus vorhandenen Anfragen. Eine automatische externe Antwort wäre ein zusätzlicher Schritt mit eigenen Anforderungen.
Das Beispiel beschreibt einen möglichen Umfang, keine bereits erbrachte Kundenreferenz. Vor einer Beauftragung werden Ergebnis, Voraussetzungen und Prüfkriterien für Ihren konkreten Fall geklärt.
Arbeitsort und Firmensitz unterscheiden
Julian Süllner arbeitet für Provehor in Offenbach am Main. Der Firmensitz der Provehor UG ist in Berlin. Vor-Ort-Termine im Rhein-Main-Gebiet werden nach Vereinbarung geplant; daraus folgt keine zugesicherte tägliche Präsenz oder jederzeitige Bereitschaft.
Für die Zusammenarbeit zählt, dass Rückfragen und fachliche Prüfungen zuverlässig organisiert sind. Nach einem ersten gemeinsamen Termin können Umsetzung und weitere Abstimmung je nach Aufgabe auch remote erfolgen.
Eine Anfrage wird konkreter, wenn sie den betroffenen Vorgang, die heute verwendeten Anwendungen und das gewünschte Ergebnis nennt. Damit lässt sich beurteilen, welche Informationen für einen ersten sinnvollen Abschnitt noch fehlen.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Über den Autor
Julian Süllner hat Provehor gegründet und führt das Unternehmen als Geschäftsführer. Er verantwortet Produktentwicklung, Kundenprojekte und die Ratgeber auf dieser Website.